每个企业都不得不时不时地处理愤怒和投诉的客户。无论客户不满意的原因是什么，适当和及时的回复可以在保持沮丧客户的忠诚度或完全失去他们的业务之间产生差异。考虑到95%的不满意客户倾向于与他人分享不好的经历——无论是个人还是通过社交媒体/评价网站——了解如何处理愤怒的客户以及如何以专业的方式回复对于任何从事面向客户工作的人来说都是绝对的"必备"。
如何回复不满意的客户回复愤怒的客户电子邮件时，需要记住并在您的信息中包含几个关键要点：
尽快回复以避免传播负面的口碑。为客户的负面经历道歉，表现出同情和理解。承担责任，承担您公司可能做错的任何事情。提供解释说明这种情况，如果可能的话，并确保不会再发生。提供一些激励，合理的折扣或退款，如果适当的话。鼓励客户回复进一步的问题、评论或疑虑。8个客户服务电子邮件模板，用于回复愤怒/投诉的客户撰写道歉信并不是一项容易的任务。为了顺利轻松地处理客户的沮丧和投诉，您可以使用以下电子邮件回复模板来处理可能发生的一些最常见的问题。不要忘记个性化您的信息。如果您向不满意的客户发送通用电子邮件，这对您的情况没有帮助。使用适当和个性化的负面反馈回复模板可以帮助缓和粗糙的局面。
客户经历了糟糕的服务体验亲爱的[NAME]，
感谢您的联系。首先，我想为您与我们技术支持团队的负面服务体验道歉。
我希望您知道，您的投诉和反馈将给我们改进并在未来更好地服务我们的客户的机会，所以我已将您的投诉转发给我们的客户服务管理团队进行进一步调查。
我能理解[无论客户经历了什么]有多令人沮丧。虽然我们争取100%的客户满意度，但显然我们在这种情况下没有达到预期，但我们会尽一切努力确保这不会再次发生。
我再次为您的不好经历感到遗憾。如果您有任何其他问题、评论或疑虑，请告诉我。
此致敬礼，
[YOUR SIGNATURE]
客户对购买不满意亲爱的[NAME]，
感谢您的电子邮件。我们非常遗憾地得知您对我们的产品感到失望。您能否请告诉我们更多关于您为什么不满意的原因？我们会尽力解决您的疑虑。
如果物品到达时损坏或与描述不符——我们很乐意尽快为您发送替换品。或者，如果您想继续退款，那么当然我们可以立即为您处理。
请告诉我们您想如何继续，以及我们对您不愉快的经历再次表示歉意。
此致敬礼，
[YOUR SIGNATURE]
处理交付延迟亲爱的[NAME]，
我很遗憾地得知您的订单还没有到达。我能理解这对您来说有多令人沮丧。我们不打算这样做，但是由于一些不可预见的情况，我们正在经历一些延迟。
我已通过[carrier]追踪了您的包裹，目前列为[status]。如果您想检查其进度，这是您可以使用的链接：[link]
如果您的包裹在[date]之前还没有到达，请通过回复此电子邮件立即与我联系。或者，您可以直接拨打[number]给我打电话。
再次，我为造成的不便真诚地道歉。
感谢您的理解，
[YOUR SIGNATURE]
客户收到了错误的物品亲爱的[NAME]，
我们为您订单的混淆和造成的任何不便感到非常遗憾。我知道这样的错误可能会非常令人不安。我们始终尽力确保我们的订单100%正确，但不幸的是，有时可能会发生错误。
我们已将您的订单设为优先级，以便尽早交付包含正确物品的货物。如果您想追踪包裹，这是您可以使用的链接：[link]。如果您同时有任何问题，请随时直接与我联系。
我们确实有一个小忙请求。您能否请在接下来的[number]天内退回不需要的物品？盒子内应该有一张粘合的预付退货标签。
感谢您的理解和配合，我们再次为该错误道歉。
此致敬礼，
[YOUR SIGNATURE]
对客户之前的电子邮件没有回复亲爱的[NAME]，
我为没有及时回复您感到遗憾。我们现在日程紧张，这导致了延迟。但我完全理解您的沮丧——您的电子邮件应该得到及时的回复。
如您所请求的，我们已更新了您的帐户设置，并告知我们的技术团队您在帐户管理页面上遇到的问题。如果您在我们的网站上遇到任何进一步的问题，请直接与我联系，我会很乐意帮助。
再次，我们为回复延迟表示歉意。我们将继续尽力加快和改进我们的客户服务交付。
此致敬礼，
[YOUR SIGNATURE]
客户要求例外亲爱的[NAME]，
我很遗憾听到您无法在[name of item]的退货期限内完成。
不幸的是，我们公司的政策明确规定，所有退货和交换必须在您收到物品后30天内进行。有关更多信息，您可以在我们的网站上阅读我们的完整退货和交换政策：[link]。
虽然我们不再能够发行产品交换，但我们希望通过为您下次购买提供10%的折扣来弥补。只需在结账时使用此优惠券代码[CODE]。
再次，我为造成的任何不便道歉。请告诉我我还能如何帮助。
此致敬礼，
[YOUR SIGNATURE]
客户留下了负面评价亲爱的[NAME]，
感谢您花时间给我们反馈。我们非常遗憾，您与[COMPANY]的经历与您的期望不符。我们希望了解更多关于您的具体情况，如果可以的话，我们想把事情做好。
如果您不介意给我们打电话至[number]，我们将不胜感激。我们期待与您交谈，并努力赢回您的业务。
此致敬礼，
[YOUR SIGNATURE]
客户正在离开亲爱的[NAME]，
我真的很遗憾听到您要离开我们！尽管我们很希望重新获得您的信任并将您作为客户保留，但我完全理解您的沮丧，并为我们造成的任何不便表示最深的歉意。
请告诉我们是否有任何其他问题、疑虑或评论，或者我们是否可能在将来的任何时候提供帮助。我们祝您的业务一切顺利。
此致敬礼，
[YOUR SIGNATURE]
掌握处理困难客户的艺术在这段来自Skillsoft YouTube的视频中，您将学到处理不安客户的基本技巧：
不要把它当作个人——记住客户不是对您生气；他们对局面生气。让客户倾诉——尽量不要打断或与客户矛盾，即使您认为他们错了。对抗会导致升级。倾听并表示同情地回复——以开放的心态倾听并表达您的理解，让您的客户知道您承认他们的问题。以积极的意图回复——保持对客户的关注，并跟进您帮助他们的愿望。保持超然和专注——通过将焦点从自己身上移开并专注于理解和解决客户的问题，更容易保持超然，不会陷入情绪爆发。保持关心和关注的态度——这有助于缓解客户的沮丧。关键要点处理愤怒和沮丧的客户是客户服务中最具挑战性的方面之一，但有经过验证的方法来缓解紧张局势并朝着可接受的解决方案努力：
及时回复——速度显示您关心表现同情——承认他们的感受和沮丧承担责任——不要找借口或指责他人提供解决方案——提供具体的步骤来解决问题跟进——确保问题实际得到解决个性化您的回复——通用模板不够提供补偿——在适当的情况下，通过折扣或退款表示善意保持沟通开放——邀请进一步的对话通过遵循这些模板和策略，您将更好地准备将沮丧的客户变成您业务的忠实倡导者。